Geen ISO 9001 handboek met procedures, formulieren of checklists, maar juist een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem met gedocumenteerde informatie. Dat is waar het om draait in de ISO 9001:2015 norm.
Een ISO 9001 handboek; voor wie al gedurende langere tijd bezig is met ISO normen, zoals ISO 9001, klinkt het vast niet onbekend in de oren. Wanneer je wat meer thuis bent in de wereld van ISO, weet je echter ook dat een ISO 9001 handboek een beetje verleden tijd is. Er zijn nog altijd organisaties die werken met een handboek voor ISO 9001 en dat is ook helemaal prima, maar tegenwoordig zie je dat steeds meer organisaties relevante zaken borgen in een (modern) ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. Zo’n systeem is een set aan afspraken, procedures ed. die bijvoorbeeld (automatisch) opgeslagen zijn of gebouwd zijn in een software-systeem. Hoe dan ook: alles kan! ISO 9001:2015 vraagt namelijk niet om een ISO 9001 handboek, of een ISO 9001 managementsysteem, maar om ‘gedocumenteerde informatie’ en de wijze waarop je dat doet is aan jou! Je bent als organisatie namelijk vrij om zelf te bepalen welke informatie benodigd is en hoe je deze vastlegt. In dit artikel gaan we daar verder op in.
ISO 9001 vraagt om ‘gedocumenteerde informatie’
Sinds de komst van de nieuwste ISO 9001 norm, de ISO 9001:2015 versie, wordt er gesproken over ‘gedocumenteerde informatie’. ISO heeft vanaf moment dat deze versie actueel is geworden, besloten dat er geen verschil meer wordt gemaakt in de benaming van documenten, maar dat alles onder de noemer gedocumenteerde informatie wordt geschaard. Dus geen ISO 9001 handboek, procedures, formulieren of checklists meer dus, zoals in de 2008-versie.
In ISO 9001:2008, de vorige versie van de norm, werd een bepaalde structuur voor vastlegging gehanteerd. Diezelfde structuur zorgde er echter ook voor dat de ISO 9001 norm een stoffig imago kreeg. ISO werd geassocieerd met dikke pakken papier, want alles moest worden vastgelegd. In de nieuwste versie, de ISO 9001:2015, zijn die dikke pakken papier verleden tijd.
Als gevolg van die wijziging wordt in de praktijk nog vaak de vraag gesteld of dit betekent dat je in de ISO 9001:2015 versie dus niets meer hoeft vast te leggen? Het antwoord hierop is natuurlijk dat je nog steeds zaken dient vast te leggen. Je bent als organisatie echter vrij om te bepalen op welke manier je dat vastlegt. Dit geeft organisaties meer vrijheid in hun keuze over hoe men iets aanpakt en op welke manier dat gedocumenteerd wordt. Je hebt daar als organisatie dus zelf de hand in.
Dat neemt niet weg dat ISO 9001:2015 zeker ook een aantal verplicht te documenteren onderdelen kent. Het verschil met de eerdere versie zit alleen in het feit dat zodra je hiermee aan de slag gaat, het vooral draait om het leveren van bewijs en niet zozeer om de manier waarop iets gedocumenteerd wordt. Vaak is het zelfs zo dat er al veel gedocumenteerde informatie aanwezig is in een organisatie die bruikbaar is voor ISO, maar in veel gevallen zijn organisaties zich daar niet van bewust. Dat soort organisaties noemen we daarom ‘onbewust bekwaam’.
Is het ISO 9001 handboek verleden tijd?
Wie al jarenlang werkt met ISO normen, kent ongetwijfeld ook het welbekende ISO 9001 handboek. Veel kwaliteitsmanagers associëren dat handboek nog altijd met het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. Ook niet zo gek, want wanneer je organisatie voldaan heeft aan de ISO 9001:2008 norm, dan is er met een ISO 9001 handboek gewerkt. Maar hoe zit dat met ISO 9001:2015? Kun je dan het ISO 9001 handboek nog steeds gebruiken?
Ons advies: Je kunt zeker nog met een ISO 9001 handboek werken, maar we raden wel aan om eens kritisch naar dat handboek voor ISO 9001 te kijken. ISO 9001:2015 biedt namelijk de kans om het ISO 9001 handboek om te zetten naar een modern ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. Je bent als organisatie namelijk vrij om zelf te bepalen welke informatie benodigd is en hoe je deze vastlegt. Wanneer je aan de slag gaat met ISO 9001, is het zelfs erg verstandig om door te bouwen op de informatie en documentatie die reeds aanwezig is.
Daar heb je dus niet een standaard kwaliteitshandboek ISO 9001 bij nodig, maar een ISO 9001 handboek kan, indien je dat prettig vindt, wel ondersteunend zijn. In dat laatste geval kun je het handboek voor ISO 9001 opfrissen.
ISO 9001 handboek gratis voorbeeld?
Met regelmaat horen we van opdrachtgevers de vraag of er een ISO 9001 handboek gratis voorbeeld beschikbaar is? Zoals hierboven geschetst: met de komst van de ISO 9001:2015 versie van de norm is een ISO 9001 handboek minder gangbaar. Ga vooral aan de slag met ‘gedocumenteerde informatie’ die je zodanig structureert, dat dit geen extra ballast vormt maar geborgd wordt in bijvoorbeeld software of systemen waar je reeds mee werkt. Dat geheel vormt jouw ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem en is ondersteunend aan je bedrijfsbeleid en -doelen. Meer weten? Lees:
KAM-handboek voorbeeld
Een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem opzetten
Wanneer je aan de slag gaat met opzetten van ISO 9001 in je organisatie, dan kom je in aanraking met het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. In ISO normeringen wordt een managementsysteem doorgaans uitgelegd als ‘een set van samenhangende afspraken om beleid en doelstellingen op te stellen en vervolgens ook te zorgen dat die doelstellingen worden behaald’. Uitgangspunt daarbij is voldoen aan relevante wet- en regelgeving en middels PDCA focus op continu verbeteren op, in geval van ISO 9001, het gebied kwaliteit.
Een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem is eigenlijk niet veel meer dan een systeem, of werkwijze, om iets op die wijze te managen dat doelstellingen behaald kunnen worden. In feite hanteert elke organisatie in min of meerdere mate al een managementsysteem; iedere organisatie is immers bezig met managen om bepaalde doelen te behalen.
Infield ICT: “Het wordt echt gedragen in de organisatie”
“Het managementsysteem is letterlijk van iedereen in onze organisatie. Door de manier waarop we het hebben aangevlogen worden zowel de werkwijze als het systeem echt door iedereen gedragen.” Zo vertelt Martijn Stuart, eigenaar van onze klant Infield ICT.
Bekijk de hele klantcase.
Wanneer je aan de slag gaat met ISO 9001 implementeren, dan is het dus allereerst verstandig om te bekijken wat je allemaal al doet binnen je organisatie en op welke wijze je dat vastlegt. Werk je bijvoorbeeld met software? Zoals een boekhoudsysteem, een ERP- of CRM-systeem, een communicatietool (bijv. Microsoft Teams). En heb je al werkinstructies of procedures of andere gedocumenteerde zaken? Nou, dan heb je al een startpunt!
Vanuit ISO 9001 wordt vooral verwacht dat organisaties zelf gaan nadenken over informatie die nodig is om het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem goed te laten werken, in plaats van dat er bijvoorbeeld procedures worden opgesteld omdat dit zo is voorgeschreven. Vraag jezelf dus af:
- Welke informatie jouw organisatie nodig heeft om de bedrijfsvoering te ondersteunen;
- Wat er nodig is om kwaliteit in je organisatie te borgen.
Het is van belang om goed te kijken naar de manier waarop je met informatie en documentatie de organisatie continu kunt blijven verbeteren, zodat het onderliggende systeem de organisatie ook echt toegevoegde waarde oplevert!
ISO 9001 voor kleine bedrijven? Kies je pakket!
Heb je een kleinere organisatie (max. 15 fte) en wil je ISO 9001 implementeren? Bekijk dan onze dienstverlening vanuit CAN Klein Bedrijf. Daarin bieden we vaste pakketten voor vaste prijzen aan!
- ISO 9001 Brons pakket: € 995,-
- ISO 9001 Zilver pakket: € 2.995,-
- ISO 9001 Goud pakket: offerte op maat
Bestel je pakket en ga snel en voordelig aan de slag met ISO 9001 of informeer gerust naar de mogelijkheden!
Aan de slag met een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem?
Wil je ISO 9001 opzetten of verbeteren? Of wil je van een ISO 9001 handboek overstappen naar een kwaliteitsmanagementsysteem voor ISO 9001 wat net wat moderner, en waarschijnlijk een stukje digitaler, werkt? In al die gevallen ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. We bekijken samen met jou de situatie en gaan van daaruit samen een plan maken op weg naar jouw doel! Interesse? Vraag geheel vrijblijvend een offerte op maat aan of neem contact met ons op voor meer informatie.
